【ITコンサル】【転職】プロジェクトマネジメント～どう管理するのか～

こんにちは、こじろうです。

ITに限りませんが、多くのビジネスはプロジェクト単位にチームメンバーや予算が設定されて、期日までのコンテンツを作り上げる、というスタイルがほとんどです。

といった思いをお持ちの方も多いと思います。

別記事でプロジェクトマネジメントでは何を管理するのか紹介しましたが、この記事ではそれらの項目を「どのように」管理していくのか、ITコンサルを目指す文系SEやITビギナーの方でも理解できるよう紹介します。

管理の観点が8個あるけど…

大まかにいうと、8個の観点があります。

前の記事では、「管理項目は10個あるけど全部やる必要はない」といったトーンで話しましたが、この管理のやり方・観点においては、省略することがなかなか難しいです。

ただ、その中で優劣をつけるなら、「スコープ管理」です。

スコープ管理

何が対象で何が対象でないのか。

ITやシステム開発の仕事って、傍から見るとPCでカタカタとタイピングしてるだけなので、後から「あれもお願い」「これもお願い」と言いやすいですし、よく言われます。

一方で、それを許してしまうといつまでたっても開発が終わりません。開発が終わらないということは、システムが完成せず、ユーザはいつまでたってもシステムを利用できないということです。

これを避けるために、プロジェクトの序盤で「何をどこまでやるか」スコープ(Scope)を定義します。

後から色々リクエスト来ても、定義したScopeの範囲内と見なせれば開発対象に加えますし、範囲外であれば受け付けない、もしくは追加料金とプロジェクト期間を延長して対応します、といった具合です。

参考までに、どのようにスコープを定義するか、ドキュメントを用意しました。スコープの定義方法のイメージが沸かない場合は、是非ダウンロード頂き、参考になさってください。

参考：スコープ定義書サンプル　※作成中

ステークホルダー管理

誰がこのシステムに関わっているのか。一挙手一投足、誰の許可を得なければならないのか。

上記のScopeの話だとか、プロジェクトを進めていくと、A案、B案あって、どちらも甲乙つけがたいが、スケジュールを踏まえるとそろそろ決めないと遅延が発生する、といった状況が良く起きます。

この時よく起こるのが、下手に決断して失敗した時に責任取りたくないから、クライアント側のメンバーが全員ダンマリを決め込む…といった状況です。

こういった状況を避けるために、予め決定権を持っている人間・チームを決めておきます。

参考までに、どのようにステークホルダーを定義するか、ドキュメントを用意しました。ステークホルダーの定義方法イメージが沸かない場合は、是非ダウンロード頂き、参考になさってください。

参考：ステークホルダー定義書サンプル　※作成中

スケジュール管理

遅延しないように。

当たり前ですが、プロジェクトに遅延は許されません。

遅延を防ぐには、逐一各メンバーの作業の進捗を確認し、遅延が起きた場合は回復するための策を講じ、遅延が起きそうな予兆が確認された場合は未然に防ぐことが求められます。

多くの場合は、残業して回復するか、その分野が得意な人を入れるか、作業が捗るツールを導入するかの3択ですが、とにもかくにも、今現在予定通り進んでいるのか把握することが何より重要です。

参考までに、スケジュール管理する際のドキュメント・ツールを用意しました。スケジュール管理方法のイメージが沸かない場合は、是非ダウンロード頂き、参考になさってください。

参考：スケジュール管理ツールサンプル　※作成中

組織管理

生産性を最大にするべく、適材適所な人員配置を目指す。

スケジュール管理の項目でも触れましたが、計画した作業を遂行向けて、もっとももっとも効率よく、且つ高品質なアウトプットが出せるように、チームを編成するべきです。

プログラミングが得意な人にクライアントとの折衝はさせるべきではないですし、逆もしかりです。

参考までに、どのように組織を構築・管理・定義するか、ドキュメントを用意しました。組織管理方法のイメージが沸かない場合は、是非ダウンロード頂き、参考になさってください。

参考：組織管理・定義書サンプル　※作成中

コミュニケーション管理

プロジェクトにおける問題の早期発見、課題抽出と対応、PDCAを迅速に回すための方法。

小規模なプロジェクトであれば、お互いが気軽にメールやチャット・電話すれば良いのですが、ITプロジェクトではプロジェクトメンバーの合計が1,000人超になることもあります。

そうなると、「あ、この機能について進捗確認したいんだけど、誰に聞いたらいいのだろう…」といった具合に、「迷子」になることが多々、あります。

一見、どうでも良いことですが、「なんでその話の決定んい俺を入れないんだ！」とか、「その話、俺関係ないのになんで俺に聞いてくるの…」といった具合に、無用のもめごとが起きないように、コミュニケーション管理はもれなく実施することが必要です。

参考までに、どのようにコミュニケーションを管理するか、ドキュメントを用意しました。コミュニケーション管理のイメージが沸かない場合は、是非ダウンロード頂き、参考になさってください。

参考：コミュニケーション管理・定義書サンプル　※作成中

コスト管理

生産性を最大にするべく、できるだけ投入コストを減らす。

スケジュール管理と連動してくるのですが、多くの場合、コスト管理=メンバーの労働時間管理です。

いかに残業時間を減らしながらプロジェクトを完遂させるか…

参考までに、どのようにコスト管理するか、ドキュメントを用意しました。コスト管理のイメージが沸かない場合は、是非ダウンロード頂き、参考になさってください。

参考：コスト管理ツールサンプル　※作成中

品質管理

「目標・目的」「制約」「前提」を元に評価基準を決め、基準を満たせるよう計画を進めていく。

参考までに、どのようにステークホルダーを定義するか、ドキュメントを用意しました。ステークホルダーの定義方法イメージが沸かない場合は、是非ダウンロード頂き、参考になさってください。

参考：ステークホルダー定義書サンプル　※作成中

リスク管理

プロジェクトの進行は、山あり谷ありです。

基本的には、常に心配事が付きまとうw

ですが、起きるかどうか分からないことにいつまでもとらわれているわけにもいかない。

そのため、心配毎が実際におきるまでは放っておくのだけれども、もし起きたらこうしてこうしてこうする！という仮の計画を立てて置き、実際に起きたら発動する、という活動をします。

これをリスク管理と言います。

参考までに、どのようにリスク管理するか、ドキュメントを用意しました。リスク管理のイメージが沸かない場合は、是非ダウンロード頂き、参考になさってください。

参考：リスク管理サンプル　※作成中

うまく「プロジェクトマネジメント」できるようになった僕の現在

見積もりができるようになった

スケジュール管理寄りの話なってしまうのですが、プロジェクトを管理できるようになると、他のプロジェクトにアサインされても、全作業の見積もりの精度が上がりました。

見積もりの精度が上がるということは、発生する作業量や、どのくらいのスキルの人であればどのくらい時間がかかるか？の予測精度が上がるため、スケジュールの遅延具合が小さくなりますし、クライアントへ提示する料金も、自信を持って出せるようになります。

それでは、Tchau◎

こじろう

※冒頭のイラストはstudiographicさんによるイラストACからのイラストでした。